Produtividade? Conheça 5W2H

5W2H, ferramenta gerencial para organizar ações de melhorias, ou seja, O Plano de Ação.

Este plano de ação (5W2H), além de te ajudar a economizar muito tempo e recursos, ele é a ponte entre a ideia e as praticas. É um check-list de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com mais clareza possível.

Gosto de falar que é um mapa das atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área e todos os motivos pelo os quais esta atividade deve ser feita.

1. O que (What) deve ser feito?
2. Por que (Why) deve ser implementado?
3. Quem (Who) é o responsável pela ação?
4. Onde (Where) deve ser executado?
5. Quando (When) deve ser implementado?

1. Como (How) deve ser conduzido?
2. Quando (How much) vai custar a implementação?

Como usar?

No primeiro campo, é inserido a ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado.

Já no segundo, as justificativas dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado.

Terceiro campo, é a definição de quem será o responsável pela execução. (pode ser um ou mais envolvidos).

Logo em seguida, devemos inserir no quarto campo, informações sobre onde cada um dos procedimentos será executado.

No quinto, é o cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos.

Por sua vez, no sexto, é a explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos.

No ultimo campo, as limitações de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito.

Abaixo um modelo para download...

Clique aqui pra baixar

Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico é uma ferramenta de grande importância para as empresas, independente do porte, seja ela micro, pequena, media ou grande.

Um bom planejamento, alavanca a empresa na direção correta, ajuda a prever as possíveis ameaças e fazer um diagnóstico de oportunidades e melhorias.


Li em um artigo, em que o autor fala assim: "A grande maioria das organizações não faz um planejamento, e vão andando de acordo com o sabor do vento, isto é importante apenas para os velejadores amadores, pois os velejadores profissionais também planejam muito bem suas ações."

A peça fundamental para o sucesso é o planejamento, então por que não faze-lo?

Quem é empreendedor sabe que não existe uma formula magica para um determinado negocio dar certo. Mas a probabilidade de falência pode ser diminuída através de um bom planejamento.

Pense um pouco, quais são os seus principais objetivos para uma determinada tarefa? Ou até mesmo para sua empresa, quais os objetivos principais para os próximos 5 anos? Se a resposta for não sei, aí você e sua empresa fazem parte de uma grande maioria que não sabem para onde vai.

Como solucionarmos isso?

Para ser mais objetivo, vamos a algumas dicas:

1. Faça um analise de sua organização, sua estrutura e recursos
2. Faça um analise de seu mercado de atuação
3. De forma detalhada, elabore os seus objetivos com prazos pré-estabelecidos
4. Elabore também um plano de ação, com prazo e quantificados.
5. Implemente o que foi planejado e tenha um rígido controle dos resultados. Caso necessário, à correção, faça um novo planejamento baseado nas mudanças inesperadas.

Faça um planejamento para sua empresa e verá que a tendencia será de crescimento, atingindo seus objetivos e eliminado desperdícios de recursos causados pela falta de experiencia.

No vídeo a seguir, veremos um tipico exemplo de falta de planejamento...

Matriz GUT na Prática

Matriz GUT nada mais é que uma ferramenta de priorização de resolução de problemas, é onde você lista os seus problemas sem se preocupar com ordem ou tamanho. Porque depois, é a matriz quem vai te dar a ordem de resolução.

Essa ferramenta auxilia na formação de estratégias e na coleta de dados. Assim, podemos dizer que a matriz GUT é semelhante a Analise de SWOT e por isso, uma complementa a outra.

Na pratica dividimos em três passos e devemos fazer da seguinte forma:

1.       Listar os problemas – nesta etapa onde é necessário listar todos os problemas que desejamos analisar.

2.       Categorizar os problemas – em Gravidade, Urgência e Tendência. Nesta parte de categorização, é onde eu vou atribuir uma nota de 1 a 5 para cada problema listado em cada quadrante.

Nota	Gravidade	Urgência	Tendência (“se nada for deito...”)
5	Extremamente grave	Precisa de ação imediata	...irá piorar rapidamente
4	Muito grave	É urgente	...irá piorar em pouco tempo
3	Grave	O mais rápido possível	...irá piorar
2	Pouco grave	Pouco urgente	...irá piorar a longo prazo
1	Sem gravidade	Pode esperar	...não irá mudar

No caso de cada um dos quadrantes é importante analisar que:

Ø  Gravidade – é o impacto que este problema da, em todo o resto. Então quanto maior for o impacto, maior a nota eu dou para este problema.

Ø  Urgência – é o prazo de resolução dos problemas. Então quanto maior é a data, menos urgente é o seu problema e vice-versa.

Ø  Tendência – é onde representa o potencial crescimento deste problema e a probabilidade de ele se tornar maior do que já está. Então, quanto maior é o problema, maior é a tendência.

3.       Multiplicar os resultados (notas dadas) – multiplicação dos fatores, (gravidade, urgência e tendência), atribuir as notas de cada um dos principais problemas identificados.

A tabela a seguir mostra um exemplo prático da Matriz GUT:

Esta matriz, pode ser usada coletivamente dentro da sua empresa, na sua casa e no seu dia a dia.

Um forte abraço e até a próxima!

O que é Processo?

Um processo nada mais é que, todo um conjunto de atividade que tem a característica de entrada, processamento ou transformação e saída.

Segundo Wikipédia, Processo (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Eles dizem também que, são a representação de tarefas em execução, mas nem todas  são relacionadas a algum aplicativo.

Logo podemos definir processos como softwares que executam alguma ação e que podem ser controlados de maneira, seja pelo usuário, pelo aplicativo correspondente ao sistema operacional.

Na ilustração abaixo, mostra uma pequena ideia de como funciona um processo.

Existe um conjunto de Atividades que você faz, que produz um Produto ou Serviço para um determinado Cliente, este cliente pode ser o seu colega de trabalho, membro de uma equipe ou até mesmo um cliente externo. Podemos definir que é aquele que recebe os resultados do trabalho que você faz.

Agora, o cliente por sua vez, espera que você atenda alguns requisitos dele, estes requisitos são as necessidades.

Para você atender o seu cliente, você precisa que alguém (Fornecedor qualquer) atenda as suas necessidades, ou seja, este fornecedor que pode ser interno ou externo, dê os Insumos que você precisa para trabalhar.

Então, todo conjunto de atividade, que tem por característica, entrada, processamento e saída, chama-se PROCESSO.

Estas atividades, precisam seguir uma sequencia logica pré-estabelecida e com agregação de valor.

A Importância da Tomada de Decisão

Hoje, iremos abordar um assunto bem interessante, que é a Tomada de Decisão, mas antes de iniciarmos esta abordagem, precisamos saber o que é decisão.

Decisão, nada mais é que, a escolha de um caminho a seguir, ou seja, definir qual a alternativa escolher. Você julga o que é melhor ou pior e dá uma resolução para aquele julgamento. Você põe fim a uma realidade, “vou para esquerda ou para direita” “sigo em frente ou retorno”.

Nas organizações, isso funciona como um processo decisório e lá, é tipicamente utilizado para alternativas de oportunidades ou resoluções de problemas.

Existem três principais tipos de tomada de decisão:

1. Tomada de decisão Racional 
2. Tomada de decisão Intuitiva
3. Tomada de decisão com Racionalidade Limitada

A tomada de decisão racional, é o primeiro modelo do processo decisório onde é caracterizado por elevar os objetivos da organização como um todo, levando em consideração as alternativas para atingir esses objetivos. É baseado em um raciocínio técnico, onde o tomador se baseia na lógica e na objetividade para resolução. Racionalidade plena pelo ser humano.

Já na tomada de decisão intuitiva, é aquele modelo onde o processo decisório é baseado no conjunto de experiência que o tomador tem, é a tomada de decisão rápida com base em um pressentimento ou intuição. Onde o tomador confia nos seus instintos.

Por fim, tomada de decisão com racionalidade limitada, é aquela que considera que as decisões buscadas, não são ótimas maximizadoras como no modelo clássico, mas sim satisfatórias. Estabelecer quais são os critérios satisfatórios e tomar a decisão de modo a que estes critérios estejam satisfeitos.

Para um administrador, saber tomar decisões é a principal função, pois não existe decisão perfeita, ele terá que pesar as vantagens e desvantagens de cada alternativa para escolher a melhor

A grande dificuldade para tomar decisões acontece frequentemente em qualquer situação, seja ela no ambiente profissional ou pessoal. Uma vez consumada, a decisão é uma estrada sem volta. As consequências virão, cedo ou tarde, positivas ou negativas. Por isso a decisão exige um compromisso efetivo com a escolha feita e suas consequências.

É importante tentar criar um cenário próximo a realidade, onde as possibilidades de decisão possam ser avaliadas por diversos ângulos.

5S Na Prática

Vimos na ultima postagem que, desperdício e qualidade andam em sentidos contrários. E se geramos muito desperdício, estamos extremamente atrasados em combate-lo.
A ferramenta ideal contra o desperdício é o 5s dos japoneses. Não que sejam eles os criadores da ideia, mas sim, foram eles que adaptaram e efetuaram melhorias.
Uma curiosidade rápida, o 5S surgiu no Japão no final da 2ª Guerra, onde os japoneses precisavam reerguer o país de forma rápida e eficiente, com poucos recursos e mão de obra, assim, Kaoru Ishikawa, o "guro da melhoria contínua", deu vida ao 5S.

• 整理, Seiri
• 整頓, Seiton
• 清掃, Seisō
• 清潔, Seiketsu
• 躾, Shitsuke

Não existe tradução exata para o português, iniciando com "s", mas foi adaptado como 5 sensos:

1. Seiri - Senso de Utilização - Onde devemos separar o necessário do desnecessário, eliminando do nosso espaço de trabalho o que não é útil.
2. Seiton - Senso de Organização - Colocar cada coisa em seu devido lugar, com o objetivo de organizar o espaço de trabalho.
3. Seiso - Senso de Limpeza - Limpar e manter limpo o ambiente de trabalho. Atacando sempre, o foco da sujeira.
4. Seiketsu - Senso de Padronização - Criar normas claras, para que os primeiros sensos sejam seguidos de forma eficiente.
5. Shitsuke - Senso de Disciplina - Ou autodisciplina. De nada adianta os primeiros passos, sem incorporar a autodisciplina. Incentivar sempre a melhoria contínua.

Comece você agora, a combater o desperdício na sua empresa, na sua casa ou seja lá onde for. Assim, você vai ver que o 5S vai entrar de vez na sua vida.

Um forte abraço e até a próxima!

Desperdício x Qualidade

Você é organizado?
Muito organizado, meio organizado ou pouco organizado?
Estas são algumas questões onde devemos sempre refletir a respeito.

Neste post, falaremos um pouco sobre desperdícios e como combate-lo utilizando uma forte ferramenta da qualidade. Vamos distinguir também, que, desperdiço e qualidade são dois grandes inimigos.

Uma vez que, o Brasil, é campeão mundial em desperdício, só não sabemos se é por ignorância, incompetência ou outro motivo qualquer.

A pouco tempo atrás, uma pesquisa divulgou que, nós brasileiros, desperdiçamos 1/3 de materiais na agroindústria e construção civil. Aqui, jogamos o máximo de coisas fora e reaproveitamos o minimo.

Agora, se no Brasil é assim, imagina na nossa casa, o quanto desperdiçamos as coisa... 

Você já esqueceu uma luz acesa? 

Uso inadequado de detergente, sabão, água ao escovar os dentes?

Muitas vezes pagamos mais o que um serviço ou produto vale, não é verdade? 

Nós brasileiros somos campeões nessa trama, seja no campo, em casa ou na industria.

Na industria brasileira, o desperdício é muito grande, e foi divulgado a algum tempo atras 7 tipos de desperdícios na industria:

1. Produção além do necessário
2. Falta de agilidade nos processos
3. Transporte demais entre maquinas e secões
4. Movimentação desnecessária do trabalhador no posto de serviço
5. Tempo de espera
6. Produção com defeito
7. Estoque em excesso

É lógico, existem mais desperdícios relacionados, mas estes 7 são os principais.

Aí você me pergunta: "O que devemos fazer para combater este desperdício?"

Aí eu te respondo: "Através do 5s dos japoneses"

Assunto este, para um próximo post, onde falaremos um pouco sobre o "método do 5s", onde aprenderemos o que é e onde aplicar.

Um forte abraço!