Produtividade? Conheça 5W2H

5W2H, ferramenta gerencial para organizar ações de melhorias, ou seja, O Plano de Ação.

Este plano de ação (5W2H), além de te ajudar a economizar muito tempo e recursos, ele é a ponte entre a ideia e as praticas. É um check-list de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com mais clareza possível.

Gosto de falar que é um mapa das atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área e todos os motivos pelo os quais esta atividade deve ser feita.

1. O que (What) deve ser feito?
2. Por que (Why) deve ser implementado?
3. Quem (Who) é o responsável pela ação?
4. Onde (Where) deve ser executado?
5. Quando (When) deve ser implementado?

1. Como (How) deve ser conduzido?
2. Quando (How much) vai custar a implementação?

Como usar?

No primeiro campo, é inserido a ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado.

Já no segundo, as justificativas dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado.

Terceiro campo, é a definição de quem será o responsável pela execução. (pode ser um ou mais envolvidos).

Logo em seguida, devemos inserir no quarto campo, informações sobre onde cada um dos procedimentos será executado.

No quinto, é o cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos.

Por sua vez, no sexto, é a explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos.

No ultimo campo, as limitações de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito.

Abaixo um modelo para download...

Clique aqui pra baixar

Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico é uma ferramenta de grande importância para as empresas, independente do porte, seja ela micro, pequena, media ou grande.

Um bom planejamento, alavanca a empresa na direção correta, ajuda a prever as possíveis ameaças e fazer um diagnóstico de oportunidades e melhorias.


Li em um artigo, em que o autor fala assim: "A grande maioria das organizações não faz um planejamento, e vão andando de acordo com o sabor do vento, isto é importante apenas para os velejadores amadores, pois os velejadores profissionais também planejam muito bem suas ações."

A peça fundamental para o sucesso é o planejamento, então por que não faze-lo?

Quem é empreendedor sabe que não existe uma formula magica para um determinado negocio dar certo. Mas a probabilidade de falência pode ser diminuída através de um bom planejamento.

Pense um pouco, quais são os seus principais objetivos para uma determinada tarefa? Ou até mesmo para sua empresa, quais os objetivos principais para os próximos 5 anos? Se a resposta for não sei, aí você e sua empresa fazem parte de uma grande maioria que não sabem para onde vai.

Como solucionarmos isso?

Para ser mais objetivo, vamos a algumas dicas:

1. Faça um analise de sua organização, sua estrutura e recursos
2. Faça um analise de seu mercado de atuação
3. De forma detalhada, elabore os seus objetivos com prazos pré-estabelecidos
4. Elabore também um plano de ação, com prazo e quantificados.
5. Implemente o que foi planejado e tenha um rígido controle dos resultados. Caso necessário, à correção, faça um novo planejamento baseado nas mudanças inesperadas.

Faça um planejamento para sua empresa e verá que a tendencia será de crescimento, atingindo seus objetivos e eliminado desperdícios de recursos causados pela falta de experiencia.

No vídeo a seguir, veremos um tipico exemplo de falta de planejamento...

Matriz GUT na Prática

Matriz GUT nada mais é que uma ferramenta de priorização de resolução de problemas, é onde você lista os seus problemas sem se preocupar com ordem ou tamanho. Porque depois, é a matriz quem vai te dar a ordem de resolução.

Essa ferramenta auxilia na formação de estratégias e na coleta de dados. Assim, podemos dizer que a matriz GUT é semelhante a Analise de SWOT e por isso, uma complementa a outra.

Na pratica dividimos em três passos e devemos fazer da seguinte forma:

1.       Listar os problemas – nesta etapa onde é necessário listar todos os problemas que desejamos analisar.

2.       Categorizar os problemas – em Gravidade, Urgência e Tendência. Nesta parte de categorização, é onde eu vou atribuir uma nota de 1 a 5 para cada problema listado em cada quadrante.

Nota	Gravidade	Urgência	Tendência (“se nada for deito...”)
5	Extremamente grave	Precisa de ação imediata	...irá piorar rapidamente
4	Muito grave	É urgente	...irá piorar em pouco tempo
3	Grave	O mais rápido possível	...irá piorar
2	Pouco grave	Pouco urgente	...irá piorar a longo prazo
1	Sem gravidade	Pode esperar	...não irá mudar

No caso de cada um dos quadrantes é importante analisar que:

Ø  Gravidade – é o impacto que este problema da, em todo o resto. Então quanto maior for o impacto, maior a nota eu dou para este problema.

Ø  Urgência – é o prazo de resolução dos problemas. Então quanto maior é a data, menos urgente é o seu problema e vice-versa.

Ø  Tendência – é onde representa o potencial crescimento deste problema e a probabilidade de ele se tornar maior do que já está. Então, quanto maior é o problema, maior é a tendência.

3.       Multiplicar os resultados (notas dadas) – multiplicação dos fatores, (gravidade, urgência e tendência), atribuir as notas de cada um dos principais problemas identificados.

A tabela a seguir mostra um exemplo prático da Matriz GUT:

Esta matriz, pode ser usada coletivamente dentro da sua empresa, na sua casa e no seu dia a dia.

Um forte abraço e até a próxima!