Produtividade? Conheça 5W2H

5W2H, ferramenta gerencial para organizar ações de melhorias, ou seja, O Plano de Ação.

Este plano de ação (5W2H), além de te ajudar a economizar muito tempo e recursos, ele é a ponte entre a ideia e as praticas. É um check-list de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com mais clareza possível.

Gosto de falar que é um mapa das atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área e todos os motivos pelo os quais esta atividade deve ser feita.

1. O que (What) deve ser feito?
2. Por que (Why) deve ser implementado?
3. Quem (Who) é o responsável pela ação?
4. Onde (Where) deve ser executado?
5. Quando (When) deve ser implementado?

1. Como (How) deve ser conduzido?
2. Quando (How much) vai custar a implementação?

Como usar?

No primeiro campo, é inserido a ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado.

Já no segundo, as justificativas dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado.

Terceiro campo, é a definição de quem será o responsável pela execução. (pode ser um ou mais envolvidos).

Logo em seguida, devemos inserir no quarto campo, informações sobre onde cada um dos procedimentos será executado.

No quinto, é o cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos.

Por sua vez, no sexto, é a explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos.

No ultimo campo, as limitações de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito.

Abaixo um modelo para download...

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Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico é uma ferramenta de grande importância para as empresas, independente do porte, seja ela micro, pequena, media ou grande.

Um bom planejamento, alavanca a empresa na direção correta, ajuda a prever as possíveis ameaças e fazer um diagnóstico de oportunidades e melhorias.


Li em um artigo, em que o autor fala assim: "A grande maioria das organizações não faz um planejamento, e vão andando de acordo com o sabor do vento, isto é importante apenas para os velejadores amadores, pois os velejadores profissionais também planejam muito bem suas ações."

A peça fundamental para o sucesso é o planejamento, então por que não faze-lo?

Quem é empreendedor sabe que não existe uma formula magica para um determinado negocio dar certo. Mas a probabilidade de falência pode ser diminuída através de um bom planejamento.

Pense um pouco, quais são os seus principais objetivos para uma determinada tarefa? Ou até mesmo para sua empresa, quais os objetivos principais para os próximos 5 anos? Se a resposta for não sei, aí você e sua empresa fazem parte de uma grande maioria que não sabem para onde vai.

Como solucionarmos isso?

Para ser mais objetivo, vamos a algumas dicas:

1. Faça um analise de sua organização, sua estrutura e recursos
2. Faça um analise de seu mercado de atuação
3. De forma detalhada, elabore os seus objetivos com prazos pré-estabelecidos
4. Elabore também um plano de ação, com prazo e quantificados.
5. Implemente o que foi planejado e tenha um rígido controle dos resultados. Caso necessário, à correção, faça um novo planejamento baseado nas mudanças inesperadas.

Faça um planejamento para sua empresa e verá que a tendencia será de crescimento, atingindo seus objetivos e eliminado desperdícios de recursos causados pela falta de experiencia.

No vídeo a seguir, veremos um tipico exemplo de falta de planejamento...

Matriz GUT na Prática

Matriz GUT nada mais é que uma ferramenta de priorização de resolução de problemas, é onde você lista os seus problemas sem se preocupar com ordem ou tamanho. Porque depois, é a matriz quem vai te dar a ordem de resolução.

Essa ferramenta auxilia na formação de estratégias e na coleta de dados. Assim, podemos dizer que a matriz GUT é semelhante a Analise de SWOT e por isso, uma complementa a outra.

Na pratica dividimos em três passos e devemos fazer da seguinte forma:

1.       Listar os problemas – nesta etapa onde é necessário listar todos os problemas que desejamos analisar.

2.       Categorizar os problemas – em Gravidade, Urgência e Tendência. Nesta parte de categorização, é onde eu vou atribuir uma nota de 1 a 5 para cada problema listado em cada quadrante.

Nota	Gravidade	Urgência	Tendência (“se nada for deito...”)
5	Extremamente grave	Precisa de ação imediata	...irá piorar rapidamente
4	Muito grave	É urgente	...irá piorar em pouco tempo
3	Grave	O mais rápido possível	...irá piorar
2	Pouco grave	Pouco urgente	...irá piorar a longo prazo
1	Sem gravidade	Pode esperar	...não irá mudar

No caso de cada um dos quadrantes é importante analisar que:

Ø  Gravidade – é o impacto que este problema da, em todo o resto. Então quanto maior for o impacto, maior a nota eu dou para este problema.

Ø  Urgência – é o prazo de resolução dos problemas. Então quanto maior é a data, menos urgente é o seu problema e vice-versa.

Ø  Tendência – é onde representa o potencial crescimento deste problema e a probabilidade de ele se tornar maior do que já está. Então, quanto maior é o problema, maior é a tendência.

3.       Multiplicar os resultados (notas dadas) – multiplicação dos fatores, (gravidade, urgência e tendência), atribuir as notas de cada um dos principais problemas identificados.

A tabela a seguir mostra um exemplo prático da Matriz GUT:

Esta matriz, pode ser usada coletivamente dentro da sua empresa, na sua casa e no seu dia a dia.

Um forte abraço e até a próxima!

5S Na Prática

Vimos na ultima postagem que, desperdício e qualidade andam em sentidos contrários. E se geramos muito desperdício, estamos extremamente atrasados em combate-lo.
A ferramenta ideal contra o desperdício é o 5s dos japoneses. Não que sejam eles os criadores da ideia, mas sim, foram eles que adaptaram e efetuaram melhorias.
Uma curiosidade rápida, o 5S surgiu no Japão no final da 2ª Guerra, onde os japoneses precisavam reerguer o país de forma rápida e eficiente, com poucos recursos e mão de obra, assim, Kaoru Ishikawa, o "guro da melhoria contínua", deu vida ao 5S.

• 整理, Seiri
• 整頓, Seiton
• 清掃, Seisō
• 清潔, Seiketsu
• 躾, Shitsuke

Não existe tradução exata para o português, iniciando com "s", mas foi adaptado como 5 sensos:

1. Seiri - Senso de Utilização - Onde devemos separar o necessário do desnecessário, eliminando do nosso espaço de trabalho o que não é útil.
2. Seiton - Senso de Organização - Colocar cada coisa em seu devido lugar, com o objetivo de organizar o espaço de trabalho.
3. Seiso - Senso de Limpeza - Limpar e manter limpo o ambiente de trabalho. Atacando sempre, o foco da sujeira.
4. Seiketsu - Senso de Padronização - Criar normas claras, para que os primeiros sensos sejam seguidos de forma eficiente.
5. Shitsuke - Senso de Disciplina - Ou autodisciplina. De nada adianta os primeiros passos, sem incorporar a autodisciplina. Incentivar sempre a melhoria contínua.

Comece você agora, a combater o desperdício na sua empresa, na sua casa ou seja lá onde for. Assim, você vai ver que o 5S vai entrar de vez na sua vida.

Um forte abraço e até a próxima!

O que é Planejamento PERT - CPM?

Nos últimos anos novas técnicas de planejamento e controle tiveram um rápido desenvolvimento. Uma das mais úteis, mais discutidas e mais utilizadas é conhecida sob a sigla PERT-CPM ( Program Evaluation and Review Technique - Critical Path Method ).

PERT - Técnica de Avaliação e Revisão CPM - Método do Caminho Crítico

O PERT–CPM tem sido empregado numa ampla gama de dimensões e complexidades nos mais variados projetos, indo do planejamento de peças teatrais ou da construção de um supermercado, ao desenvolvimento do programa de construção do Concorde e dos submarinos nucleares americanos Polaris.

Esta técnica permite que o responsável por determinada fase do de um projeto possa aplicar os cinco princípios fundamentais de administração:

PREVER , ORGANIZAR , COMANDAR , COORDENAR , CONTROLAR

Em outras palavras, PERT-CPM é um método de planejamento, replanejamento, e avaliação de progresso, com a finalidade de melhor controlar a execução de um programa ou projeto.

Nos países desenvolvidos o seu emprego atingiu uma tal amplitude que as grandes administrações públicas exigem, no momento de uma concorrência, uma cláusula especial do contrato, em que os fornecedores se comprometem a aplicar o sistema PERT. Eles estimam ter assim as melhores garantias na execução dos trabalhos dentro dos prazos previstos que por outro meio qualquer.

Utilização

Esta técnica permite listarmos as atividades necessárias ao desenvolvimento do projeto, quando elas devem ser realizadas e muitas vezes indicam quais atividades que não podem ser atrasadas para que a data de entrega do sistema possa ser cumprida. Após a estimativa das dependências e duração das atividades, pode-se desenhar o diagrama PERT-CPM que:

- Mostra quais atividades que podem ser realizadas em paralelo

- Mostra quais atividades que devem ser realizadas em seqüência, por causa da dependência com outras atividades que devem ocorrer antes

O que pode ser representado

- Uma rede de tarefas do início ao fim do projeto

- A sincronização de tarefas (atividades)

- Se o início de uma tarefa depende do término de outra

- Caminho crítico (seqüência de tarefas que determinam a duração do projeto)

- Uma estimativa de duração de tarefas

- Os limites de tempo para as tarefas

Perguntas respondidas

- Qual o tempo mais cedo para terminar o projeto?

- Quais as atividades que influenciam para que o projeto termine na data marcada?

- Qual a interdependência entre as atividades?

- Quais as atividades críticas?

- Quando se deve alocar recursos (humanos, materiais, financeiros...)?

Vantagens sobre o Gráfico de Gantt

Suas principais vantagens sobre o método de Gantt são:

Apontar as interdependências e as seqüências lógicas das operações ou tarefas elementares, que não podem escapar à analise, quaisquer que sejam seu número e o seu grau de interdependência. Estas são registradas sem erro e aparecem claramente - e isto se verifica visualmente - no próprio desenho da rede PERT

Demonstrar a Lógica do Planejamento através do desenho da rede que com um pouco de prática torna-se fácil de ser feito. A rede, apresenta a lógica do planejamento, que ésucessivamente valorada em duração de tempo, depoisotimizada, e finalmente programada em calendário, podendo ser ainda considerados outros valores ou recursos: crédito, mão-de-obra, materiais etc.

Roteiro Básico do Planejamento com o PERT CPM

- Estabelecimento de prazos e metas.

- Coleta da documentação e informações.

- Reunião com os envolvidos.

- Levantamento dos quantitativos dos serviços.

- Elaboração do Cronograma Físico.

- Elaboração do Pert e estudo dos métodos construtivos.

- Elaboração dos Cronogramas de Recurso.

- Definição dos critérios e regime de contratação do pessoal.

- Definição da tabela salarial e política de prêmios.

- Cotações dos serviços e levantamento dos custos.

- Levantamento dos desvios de custo do orçamento.

- Estabelecimento de metas e da margem esperada.

- Elaboração do cronograma de receitas x despesas.

- Elaboração da agenda dos envolvidos na obra.

- Estabelecimento das diretrizes para o Acompanhamento e Controle.

- Descrição dos textos.

- Montagem da pasta

fonte: http://www.institutojetro.com/

Um pouco mais sobre PDCA

O PDCA tem como função, ajudar desde o diagnóstico até o prognóstico de problemas. Essa metodologia é um instrumento de melhoria contínua.

As empresas, utilizam a ferramenta PDCA para administrar e gerir seus processos internos, de forma a alcançar as metas estabelecidas, utilizando em tomadas de decisões e corrigindo desvios que ocorrem conforme é executado o planejado.

Engraçado, mas o PDCA serve para tudo que você faz. Comece a analisar a partir de agora e você ficará surpreso.

Primeiro, você planeja e depois executa. Veja que nesse ponto, você não analisa se é um planejamento detalhado ou não, mas, as atividades são anteriormente vistas.

O segundo passo, é executar e depois verifica se deu um bom resultado, caso não tenha dado o resultado esperado, você cria um plano de ação para corrigir, após isso, é importante padronizar para que continue ocorrendo da melhor forma.

Gráfico de Pareto

Ferramenta que dispõe as informações em formato gráfico vertical a fim de facilitar a visualização e a priorização de problemas. Baseia-se no princípio de que os problemas relacionados à qualidade podem ser classificados em poucos vitais ou muitos triviais. Os primeiros representam um pequeno número de problemas que resultam em grandes perdas para a organização. Já o segundo somam muitos problemas em número, mas que não acarretam perdas significativas à empresa. Esta análise pode ser estendida à identificação de causas dos problemas, em que um problema possui inúmeras causas, mas somente poucas delas são responsáveis pelas grandes perdas identificadas.

Para desenvolver um gráfico de Pareto, você pode utilizar o Microsoft Excel.

1.º Passo

Liste no Excel todas as causas dos problemas e a quantidade de ocorrências relacionadas a elas. Em nosso exemplo listamos reclamações de clientes.

2. º Passo
Coloque as ocorrências de forma decrescente e calcule as porcentagens de cada uma e a porcentagem acumulada.

3.º Passo
Crie um gráfico de barras e de linhas, onde as barras serão as porcentagens de cada motivo e a linha será o acumulado das ocorrências, como na imagem.

Seu diagrama de Pareto ou gráfico de Pareto no Excel está pronto! Note que atacando as duas primeiras causas, você estaria resolvendo mais de 80% das reclamações.

"À medida em que a empresa vai tratando suas não-conformidades com ações corretivas e eficazes, as ocorrências reais tendem a reduzir."

Ciclo PDCA (Plan, do, check, action)

Também conhecido como “Ciclo de Deming”, o PDCA é uma das primeiras ferramentas de gestão da qualidade  (ou ferramentas gerenciais) e permite o controle do processo.

O PDCA foi criado na década de 20 por Walter A. Shewart, mas foi William Edward Deming, o “guru do gerenciamento da qualidade”, quem disseminou seu uso no mundo todo (por isso, a partir da década de 50, o ciclo PDCA passou a ser conhecido como “Ciclo Deming”).

“PDCA” é a sigla as palavras em inglês que designam cada etapa do ciclo: “Plan”, planejar; “Do”, fazer ou agir; “Check”, checar ou verificar; e “Action”, no sentido de corrigir ou agir de forma corretiva.

O PDCA é um método amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável das atividades de uma organização, principalmente àquelas relacionadas às melhorias,possibilitando a padronização nas informações do controle de qualidade e a menor probabilidade de erros nas análises ao tornar as informações mais entendíveis. O PDCA constitui-se das seguintes etapas:

“PLAN” – O primeiro passo para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um plano, ou um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas diretrizes ou políticas da empresa e onde devem ser consideradas três fases importantes: a primeira fase é o estabelecimento dos objetivos, a segunda, é o estabelecimento do caminho para que o objetivo seja atingido e, a terceira é a definição do método que deve ser utilizado para consegui-los. A boa elaboração do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo;

“DO” – O segundo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no treinamento dos envolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente dita e a coleta de dados para posterior análise. É importante que o plano seja rigorosamente seguido;

“CHECK” – O terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dados coletados. Ela pode ocorrer concomitantemente com a realização do plano quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida, ou após a execução quando são feitas análises estatísticas dos dados e verificação dos itens de controle. Nesta fase podem ser detectados erros ou falhas;

“ACT” ou “ACTION” – a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, a correção da falhas encontradas no passo anterior. Após realizada a investigação das causas das falhas ou desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar o ciclo PDCA para corrigir as falhas (através do mesmo modelo, planejar as ações, fazer, checar e corrigir) de forma a melhorar cada vez mais o sistema e o método de trabalho.