Matriz GUT na Prática

Matriz GUT nada mais é que uma ferramenta de priorização de resolução de problemas, é onde você lista os seus problemas sem se preocupar com ordem ou tamanho. Porque depois, é a matriz quem vai te dar a ordem de resolução.

Essa ferramenta auxilia na formação de estratégias e na coleta de dados. Assim, podemos dizer que a matriz GUT é semelhante a Analise de SWOT e por isso, uma complementa a outra.

Na pratica dividimos em três passos e devemos fazer da seguinte forma:

1.       Listar os problemas – nesta etapa onde é necessário listar todos os problemas que desejamos analisar.

2.       Categorizar os problemas – em Gravidade, Urgência e Tendência. Nesta parte de categorização, é onde eu vou atribuir uma nota de 1 a 5 para cada problema listado em cada quadrante.

Nota	Gravidade	Urgência	Tendência (“se nada for deito...”)
5	Extremamente grave	Precisa de ação imediata	...irá piorar rapidamente
4	Muito grave	É urgente	...irá piorar em pouco tempo
3	Grave	O mais rápido possível	...irá piorar
2	Pouco grave	Pouco urgente	...irá piorar a longo prazo
1	Sem gravidade	Pode esperar	...não irá mudar

No caso de cada um dos quadrantes é importante analisar que:

Ø  Gravidade – é o impacto que este problema da, em todo o resto. Então quanto maior for o impacto, maior a nota eu dou para este problema.

Ø  Urgência – é o prazo de resolução dos problemas. Então quanto maior é a data, menos urgente é o seu problema e vice-versa.

Ø  Tendência – é onde representa o potencial crescimento deste problema e a probabilidade de ele se tornar maior do que já está. Então, quanto maior é o problema, maior é a tendência.

3.       Multiplicar os resultados (notas dadas) – multiplicação dos fatores, (gravidade, urgência e tendência), atribuir as notas de cada um dos principais problemas identificados.

A tabela a seguir mostra um exemplo prático da Matriz GUT:

Esta matriz, pode ser usada coletivamente dentro da sua empresa, na sua casa e no seu dia a dia.

Um forte abraço e até a próxima!

O que é Processo?

Um processo nada mais é que, todo um conjunto de atividade que tem a característica de entrada, processamento ou transformação e saída.

Segundo Wikipédia, Processo (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Eles dizem também que, são a representação de tarefas em execução, mas nem todas  são relacionadas a algum aplicativo.

Logo podemos definir processos como softwares que executam alguma ação e que podem ser controlados de maneira, seja pelo usuário, pelo aplicativo correspondente ao sistema operacional.

Na ilustração abaixo, mostra uma pequena ideia de como funciona um processo.

Existe um conjunto de Atividades que você faz, que produz um Produto ou Serviço para um determinado Cliente, este cliente pode ser o seu colega de trabalho, membro de uma equipe ou até mesmo um cliente externo. Podemos definir que é aquele que recebe os resultados do trabalho que você faz.

Agora, o cliente por sua vez, espera que você atenda alguns requisitos dele, estes requisitos são as necessidades.

Para você atender o seu cliente, você precisa que alguém (Fornecedor qualquer) atenda as suas necessidades, ou seja, este fornecedor que pode ser interno ou externo, dê os Insumos que você precisa para trabalhar.

Então, todo conjunto de atividade, que tem por característica, entrada, processamento e saída, chama-se PROCESSO.

Estas atividades, precisam seguir uma sequencia logica pré-estabelecida e com agregação de valor.

A Importância da Tomada de Decisão

Hoje, iremos abordar um assunto bem interessante, que é a Tomada de Decisão, mas antes de iniciarmos esta abordagem, precisamos saber o que é decisão.

Decisão, nada mais é que, a escolha de um caminho a seguir, ou seja, definir qual a alternativa escolher. Você julga o que é melhor ou pior e dá uma resolução para aquele julgamento. Você põe fim a uma realidade, “vou para esquerda ou para direita” “sigo em frente ou retorno”.

Nas organizações, isso funciona como um processo decisório e lá, é tipicamente utilizado para alternativas de oportunidades ou resoluções de problemas.

Existem três principais tipos de tomada de decisão:

1. Tomada de decisão Racional 
2. Tomada de decisão Intuitiva
3. Tomada de decisão com Racionalidade Limitada

A tomada de decisão racional, é o primeiro modelo do processo decisório onde é caracterizado por elevar os objetivos da organização como um todo, levando em consideração as alternativas para atingir esses objetivos. É baseado em um raciocínio técnico, onde o tomador se baseia na lógica e na objetividade para resolução. Racionalidade plena pelo ser humano.

Já na tomada de decisão intuitiva, é aquele modelo onde o processo decisório é baseado no conjunto de experiência que o tomador tem, é a tomada de decisão rápida com base em um pressentimento ou intuição. Onde o tomador confia nos seus instintos.

Por fim, tomada de decisão com racionalidade limitada, é aquela que considera que as decisões buscadas, não são ótimas maximizadoras como no modelo clássico, mas sim satisfatórias. Estabelecer quais são os critérios satisfatórios e tomar a decisão de modo a que estes critérios estejam satisfeitos.

Para um administrador, saber tomar decisões é a principal função, pois não existe decisão perfeita, ele terá que pesar as vantagens e desvantagens de cada alternativa para escolher a melhor

A grande dificuldade para tomar decisões acontece frequentemente em qualquer situação, seja ela no ambiente profissional ou pessoal. Uma vez consumada, a decisão é uma estrada sem volta. As consequências virão, cedo ou tarde, positivas ou negativas. Por isso a decisão exige um compromisso efetivo com a escolha feita e suas consequências.

É importante tentar criar um cenário próximo a realidade, onde as possibilidades de decisão possam ser avaliadas por diversos ângulos.

5S Na Prática

Vimos na ultima postagem que, desperdício e qualidade andam em sentidos contrários. E se geramos muito desperdício, estamos extremamente atrasados em combate-lo.
A ferramenta ideal contra o desperdício é o 5s dos japoneses. Não que sejam eles os criadores da ideia, mas sim, foram eles que adaptaram e efetuaram melhorias.
Uma curiosidade rápida, o 5S surgiu no Japão no final da 2ª Guerra, onde os japoneses precisavam reerguer o país de forma rápida e eficiente, com poucos recursos e mão de obra, assim, Kaoru Ishikawa, o "guro da melhoria contínua", deu vida ao 5S.

• 整理, Seiri
• 整頓, Seiton
• 清掃, Seisō
• 清潔, Seiketsu
• 躾, Shitsuke

Não existe tradução exata para o português, iniciando com "s", mas foi adaptado como 5 sensos:

1. Seiri - Senso de Utilização - Onde devemos separar o necessário do desnecessário, eliminando do nosso espaço de trabalho o que não é útil.
2. Seiton - Senso de Organização - Colocar cada coisa em seu devido lugar, com o objetivo de organizar o espaço de trabalho.
3. Seiso - Senso de Limpeza - Limpar e manter limpo o ambiente de trabalho. Atacando sempre, o foco da sujeira.
4. Seiketsu - Senso de Padronização - Criar normas claras, para que os primeiros sensos sejam seguidos de forma eficiente.
5. Shitsuke - Senso de Disciplina - Ou autodisciplina. De nada adianta os primeiros passos, sem incorporar a autodisciplina. Incentivar sempre a melhoria contínua.

Comece você agora, a combater o desperdício na sua empresa, na sua casa ou seja lá onde for. Assim, você vai ver que o 5S vai entrar de vez na sua vida.

Um forte abraço e até a próxima!

Desperdício x Qualidade

Você é organizado?
Muito organizado, meio organizado ou pouco organizado?
Estas são algumas questões onde devemos sempre refletir a respeito.

Neste post, falaremos um pouco sobre desperdícios e como combate-lo utilizando uma forte ferramenta da qualidade. Vamos distinguir também, que, desperdiço e qualidade são dois grandes inimigos.

Uma vez que, o Brasil, é campeão mundial em desperdício, só não sabemos se é por ignorância, incompetência ou outro motivo qualquer.

A pouco tempo atrás, uma pesquisa divulgou que, nós brasileiros, desperdiçamos 1/3 de materiais na agroindústria e construção civil. Aqui, jogamos o máximo de coisas fora e reaproveitamos o minimo.

Agora, se no Brasil é assim, imagina na nossa casa, o quanto desperdiçamos as coisa... 

Você já esqueceu uma luz acesa? 

Uso inadequado de detergente, sabão, água ao escovar os dentes?

Muitas vezes pagamos mais o que um serviço ou produto vale, não é verdade? 

Nós brasileiros somos campeões nessa trama, seja no campo, em casa ou na industria.

Na industria brasileira, o desperdício é muito grande, e foi divulgado a algum tempo atras 7 tipos de desperdícios na industria:

1. Produção além do necessário
2. Falta de agilidade nos processos
3. Transporte demais entre maquinas e secões
4. Movimentação desnecessária do trabalhador no posto de serviço
5. Tempo de espera
6. Produção com defeito
7. Estoque em excesso

É lógico, existem mais desperdícios relacionados, mas estes 7 são os principais.

Aí você me pergunta: "O que devemos fazer para combater este desperdício?"

Aí eu te respondo: "Através do 5s dos japoneses"

Assunto este, para um próximo post, onde falaremos um pouco sobre o "método do 5s", onde aprenderemos o que é e onde aplicar.

Um forte abraço!

Como Vender em Tempos de Crise

Venda é processo, e organização é fundamental

A primeira questão que você deve ter em mente é que venda, em qualquer organização, é um processo. E que por isso deve ser encarada com a mesma atenção e cuidado com que você encara qualquer outro processo em sua empresa. Ou seja, priorizando a organização e o rigor com que o processo se desenvolve. O acompanhamento de cada geração de leads, cada prospect, cada ciclo de vendas e cada fase deste ciclo é determinante para garantir assertividade nos resultados.

Produza Conteúdo Para Ser Encontrado e Admirado

Sempre surgem artigos falando o quanto é importante criar um conteúdo de qualidade, tanto para fidelizar os leitores quanto para conseguir melhor posicionamento nos mecanismos de busca, para tanto, algumas dicas boas são: 

• Ser Entusiasmado - construir confiança, ser educado sem muitas formalidades e o mais importante, ser conhecedor do assunto.
• Evitar Frases longas - o segredo é falar de uma ideia por frase e expressar cada uma sucintamente.
• Deixar o conteúdo dormir - nunca escreva as pressas, deixe para publicar o seu conteúdo no dia seguinte, revise, peça a alguém para ler em voz alta. Isso ajuda muito (opinião dos outros).

Construa Uma Boa Lista de Contatos

É muito importe conhecer pessoas que possam te ensinar, trazer conhecimento, agregar valor ao seu produto, desenrolar negócios e até mesmo apresentar outros contatos que poderão se tornar parceiras.

Para ter uma boa rede de contatos, é preciso uma boa agenda e a conservação desses relacionamentos com certa frequência (e não só quando for conveniente ou necessário).

Gestão de Ativos

A gestão de ativos consiste em boas práticas que podem ser utilizadas pelas organizações em seu processo de controle de ativos e que buscam alcançar um resultado desejado e sustentável. O IAM (Institute of Asset Management) define Gestão de Ativos como sendo a ação coordenada de uma organização para realizar valor com seus ativos.

A gestão de ativos refere-se a gestão de todo o ciclo de vida de um ativo, desde sua aquisição até o seu descarte. Neste tipo de gestão devem ser considerados todos os controles necessários para garantir o registro de detalhes e valores de um ativo, que devem estar condizentes com os dados registrados no sistema/software utilizado, e deve garantir o controle de entrada e saída, reposições e reconciliação do balanço do estoque. Normalmente uma organização pode considerar o Ciclo_PDCA para criar seu processo de gestão de ativos.

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